Lai iestādes rīcībā esošo informāciju uzskatītu par ierobežotas pieejamības, saskaņā ar Informācijas atklātības likuma 5. panta otro daļu tam ir jābūt pamatojumam. Tāpēc informācijas autors vai iestādes vadītājs, norādot Informācijas atklātības likumā vai citos likumos paredzēto pamatojumu, var noteikt informācijai ierobežotas pieejamības statusu. Tāpat ikvienai fiziskai personai ir tiesības uz savu personas datu aizsardzību, līdz ar to pašvaldības domes priekšsēdētājam ir jānodrošina fizisko personu datu aizsardzība un neizpaušana trešajām personām, kā to nosaka Fizisko personu datu aizsardzības likuma 6. pants. Taču normatīvie akti nesniedz detalizētu regulējumu, kā tieši pašvaldības dome nodrošina personas datu aizsardzību, ja informācija ar šiem datiem tiek skatīta domes vai komitejas sēdē. Likums “Par pašvaldībām” nav jāskata atrauti no citiem likumiem.
Atbilstoši normatīvajiem regulējumiem (saskaņā ar Informācijas atklātības likumā 5. panta otrajā daļā noteikto vai ievērojot Fizisko personu datu aizsardzības likuma 6. pantu) pašvaldības domes priekšsēdētājs kā iestādes vadītājs var noteikt fiziskas personas saņemtam iesniegumam ierobežotas pieejamības informācijas statusu. Ierobežotas pieejamības informācijas statuss nosaka, ka, izskatot šādu informāciju domes sēdē, personām, kuras nepiedalās lēmuma pieņemšanā vai kurām nav tiešas saistības ar iesnieguma izskatīšanu, nav atļauts piedalīties domes sēdē. Ierobežotas pieejamības informācijas izskatīšanai domes sēdē bez citu personu klātesamības nav nepieciešams domes deputātu balsojums.
