Iekšlietu ministrija (IeM) rosina ieviest oficiālo e-adresi, kuru valsts pārvaldes iestādes varētu izmantot oficiālai saziņai ar iedzīvotājiem, tādējādi samazinot drukātu dokumentu un pasta pakalpojumu izmantošanu.
IeM izstrādātajā koncepcijā par oficiālo e-adresi norāda, ka dokumentu sastādīšanai un apritei augsts īpatsvars joprojām ir papīra dokumentiem, kuru drukāšanai, pavairošanai, sūtīšanai, apstrādei un arhivēšanai tiek tērēti ievērojami resursi, kurus būtu iespējams ietaupīt un izmantot efektīvāk, ja tiktu veicināta plašāka elektronisko dokumentu lietošanas izplatība.
Kā piemēru nelietderīgi tērētām augstām izmaksām ministrija min informatīvo paziņojumu izsūtīšanu par vēlēšanu iecirkni pirms pašvaldību vēlēšanām, kā arī Veselības ministrijas izsūtītos paziņojumus noteiktām iedzīvotāju grupām par iespēju bez maksas veikt noteikta veida profilaktiskos izmeklējumus, pašvaldību sūtītos paziņojumus par nekustamā īpašuma nodokli.
Lai arī papīra dokumentu radīšanai un nosūtīšanai tiek tērēti ievērojami līdzekļi, šāda veida saziņa nereti ir neefektīva un ievērojams skaits pasta sūtījumu sūtītājam tiek atgriezti kā nepieprasīti un nesaņemti. Piemēram, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē no 2011.gadā ierakstītajos pasta sūtījumos nosūtītajiem 37 257 dokumentiem 3087 jeb nepilni 10% tika saņemti atpakaļ kā nepieprasīti.
Koncepcijas par oficiālās e-adreses ieviešanu mērķis ir rast risinājumu, lai modernizētu un optimizētu valsts pārvaldes darbu saziņas jomā ar privātpersonām, nodrošinot draudzīgu valsts pārvaldes pakalpojumu pieejamību.
Kā paskaidro IeM, Viens no būtiskākajiem valsts pārvaldes darba optimizēšanas instrumentiem ir informācijas un komunikāciju tehnoloģiju izmantošana, kas ļauj ievērojami uzlabot valsts pārvaldes darbu, tostarp dokumentu apriti, veidojot uz iedzīvotāju vajadzībām vērstu, demokrātisku un efektīvu valsts pārvaldi, kas spēj nodrošināt valsts un tās iedzīvotāju konkurētspēju un labklājību.
Koncepcijā noteikti pamatprincipi e-adreses ieviešanai un izmantošanai, piemēram, tiek norādīta skaidra saņēmēja/sūtītāja identitāte, ir garantēta pilnvērtīga datu aizsardzība, sūtījumu piegāde ir garantēta, kā arī pakalpojums ir ērts, saprotams un bez maksas. Turklāt pakalpojuma lietošana ir ekonomiski izdevīga.
Ministrija koncepcijā piedāvā divus risinājumus, kur pirmais paredz nemainīt esošo situāciju, turpinot valsts pārvaldes iestāžu saziņā ar iedzīvotājiem izmantot papīra dokumentus. Tomēr ministrija uzsver, ka šāda situācijas attīstība būtu nelietderīga un nesaprātīga.
Kā otrs variants tiek piedāvāts oficiālās e-adreses ieviešana. Izstrādājot koncepcijas projektu, tika apskatīti vairāki iespējamie risinājuma varianti e-adreses nodrošināšanai. Tomēr koncepcijas izstrādātāji izvēlējušies vienu – no šī gada septembra privātpersonai būs iespējams jebkuru iesniegumu nosūtīt valsts pārvaldes iestādei, izmantojot portālu “www.latvija.lv”, līdz ar to tas darbosies kā sava veida universāls e-pakalpojums, kurā privātpersonai būs iespējams pieprasīt teju jebkuru pakalpojumu vai nosūtīt valsts pārvaldes iestādei vēstuli. Pēc e-adreses ieviešanas būtu jānodrošina universālā e-pakalpojuma un citu portālā “www.latvija.lv” pieejamo e-pakalpojumu ietvaros sūtīto dokumentu nosūtīšana no/uz e-adresi.
E-adrese tiks piešķirta gan privātpersonām, gan valsts pārvaldes iestādēm neatkarīgi no izvēlētā e-adreses izmantošanas kanāla (portāls “www.latvija.lv”, Dokumentu integrācijas vides portāls, ar e-adreses risinājumu integrēta lietvedības sistēma), lai nodrošinātu vienādu adresācijas sistēmu visiem sūtījumiem uz/no e-adreses, kā arī ērtāku un vienveidīgāku adresāta norādīšanu gadījumos, kad privātpersona nezina saņēmēja statusu.
Iedzīvotāju reģistrā un attiecīgi Uzņēmumu reģistra reģistros tiks saglabāta informācija par e-adreses identifikatoru, atļautajām sūtītāju grupām un jomām, kā arī tiks atjaunota informācija sūtītāju grupu un jomu maiņas vai e-adreses deaktivizēšanas gadījumā.
Izmaksas, kas būs saistītas ar koncepcijas risinājuma ieviešanu, daļēji tiks segtas no Eiropas Savienības fondu aktivitāšu īstenošanai pieejamiem finanšu līdzekļiem. Savukārt koncepcijas īstenošanai iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas pielāgošanai nepieciešamais finansējums ir 15 000 latu, bet ik gadu sistēmas uzturēšanai būs nepieciešami 1500 latu – šos līdzekļus plānots paredzēt 2014.gada budžetā, kā arī nākamo gadu valsts budžetos.
Par galveno ministriju, kas būs atbildīga koncepcijas īstenošanā, noteikta Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija.
