5 soļi, kā ieplānot brīvdabas pasākumu

Rīkojot pasākumus ārpus telpām, nākas saskarties ar daudzām problēmām, sākot ar visām nepieciešamajām atļaujām un beidzot ar iespējami sliktiem laikapstākļiem. Pareizi plānojot, jūs varat nodrošināt to, ka jūsu pasākums patiks ikvienam apmeklētājam.

1. Rīkojiet tikai tos pasākumus, kurus iespējams pavadīt brīvdabā

Ne katrs pasākums var tikt organizēts ārpus telpām. Ja, piemēram, rīkojat tehnoloģiju vai inženierzinātņu konferenci, iespējams, labāk ir rezervēt konferenču centru. Apsveriet sava pasākuma pamatfunkcijas un galvenos mērķus. Ja pat vienu vai divus no jūsu mērķiem nevar sasniegt, labāk pasākumu nerīkot ārā.

2. Nodrošiniet piemērotu norises vietu un saņemiet atbilstošas atļaujas

Kad esat pārliecināts, ka jūsu pasākumu tiešām var rīkot ārpus telpām, pēc tam jāatrod piemērota norises vieta. Ikvienā pilsētā ir parkie vai arī skatītāju tribīnes ārtelpās, ko var iznomāt. Noteikti ir vērts pieaicināt profesionāļus, lai parūpētos par cilvēku ietilpību, ērtībām un aktivitātēm. Nevar aizmirst arī par noteiktu noskaņu, piemēram, to var radīt spuldzīšu virtenes no https://tonro.lv/.

3. Pievērsiet uzmanību laikapstākļiem un izveidojiet rezerves plānu

Tā kā jūsu pasākums notiek ārā, ir ļoti svarīgi, lai jūs sekotu laika prognozēm, tuvojoties pasākuma dienai. Jau laikus pārdomājiet savu “lietus dienas” stratēģiju. Gadījumā ja līs lietus vai spīdēs pārāk spēcīga saule, vai varēsiet viegli pārvietot savu pasākumu iekštelpās, vai pārnēsājamos paviljonus un teltis varēsiet ātri uzstādīt.

Plānojiet savas izmaksas, apdrošināšanas iespējas un līguma detaļas gadījumā, ja slikti laikapstākļi liek atcelt pasākumu vai tiek radīti bojājumi aprīkojumam un iznomātai vietai, ēdienam, utt.

4. Neaizmirstiet par aprīkojumu

Tas, ka pasākums notiks ārā, nenozīmē, ka jums nebūs nepieciešams aprīkojums. Organizēt pasākumu ārā ir nedaudz sarežģītāk. Jums joprojām ir nepieciešams apgaismojums, skaņas sistēmas, cita līdzīga elektrotehnika un, iespējams, pat Wi-Fi. Jūsu norises vietā var būt pārnēsājams ģenerators. Pagarinātaji un sinhronizācijas vadi ir visbiežākā izvēle brīvdabas pasākumos.

5. Nodrošiniet viesiem komfortu

Jums ir jāparūpējas par tādām lietām kā sēdvietas un galdi, apgaismojums (ja tas ir vakara pasākums) un, pats galvenais, saimniecības un sanitārajām telpām.